Privatlivspolitik for kunde- og leverandørforhold m.fl.

Denne privatlivspolitik omfatter Vilofoss A/S, CVR-nr. 82776214, Ballesvej 2, DK-7000 Fredericia, som er en del af DLG-koncernen, herefter benævnt ”Vilofoss”.

I forbindelse med salg, køb og markedsføring af vores produkter og services indsamler og behandler Vilofoss som dataansvarlig forskellige personoplysninger om kunder, leverandører samt kontaktpersoner hos førnævnte kunder og leverandører, brugere af vores af hjemmesider, app’s og sociale medier.

I denne privatlivspolitik beskrives hovedforholdene vedrørende vores behandling, herunder brug og videregivelse, af personoplysninger i den forbindelse.

Kategorier af oplysninger og formål

Vi indsamler og behandler følgende typer af personoplysninger om dig som kunde:

• Private- og arbejdskontaktoplysninger (herunder navn, adresse, telefonnr., e-mailadresse), kundenummer og DLG-medlemsnummer, køn, fødselsdato, CVR-nummer (og SE-nummer), CHR-nummer, lokation på besætninger, foto, profession og titel, bankoplysninger, oplysninger om kreditværdighed, samtykke til nyhedsbrev, ordrehistorik, brugernavn, fax-nummer, rolle, sprog og interesser (ift. modtagere af nyhedsbrev), evt. telefonoptagelse og CPR-nummer.

  Vi indsamler og behandler følgende typer af personoplysninger om dig som leverandør eller som kontaktperson hos enten en kunde eller leverandør:

• Arbejdskontaktoplysninger (herunder navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse), kundenummer, profession og titel, evt. brugernavn og evt. telefonoptagelse.

  I øvrigt indsamler og behandler vi følgende typer af personoplysninger om dig som bruger af vores hjemmeside, DLG-kundeportalen, app’s eller sociale medier:

• IP-adresse, historik fra online analyseværktøjer (via Vilofoss’ hjemmeside), oplysninger om færden på vores hjemmesider evt. brugernavn/kundenummer, CVR-nummer, rolle, interesseområde og lokation.

  Vi indsamler og behandler følgende typer af personoplysninger om dig som besøgende på vores lokationer:

• Navn, telefonnummer, e-mailadresse, bopælskommune, virksomhed, besøgstidspunkt og evt. videooptagelse.

De formål, som vi indsamler og behandler oplysningerne til, er med henblik på:

• Håndtering af kundeforhold, herunder kundeoprettelse samt administration af det løbende kundeforhold, håndtering af ordrer, levering af varer/produkter, opfyldelse og indgåelse af kontrakter (inkl. fakturering og eventuelt inkasso), kreditvurdering, håndtering af sikringsakter, markedsføring samt analyse af vores produkter.
• Håndtering af leverandørforhold, herunder oprettelse af leverandører, håndtering af ordrer, fakturaer m.v.
• Optimering af kunde- og leverandørservice via målrettet træning af medarbejdere baseret på optagelser af telefonsamtaler.
• At kunne stille på vores hjemmeside til rådighed for dig, at kunne svare på eventuelle henvendelser, som du foretager via vores hjemmeside, at kunne udarbejde statistik om din færden på vores hjemmeside og at kunne optimere vores hjemmesides indretning og markedsføring.
• At forfølge en legitim interesse i at forbedre sikkerheden og forebygge kriminalitet i forbindelse med eksterne personers færden ved og i vores bygninger.
• At overholde gældende lovgivning (f.eks. EU’s databeskyttelsesforordning, databeskyttelsesloven, bogføringsloven m.fl.) og andre legitime interesser, herunder:
  
  • Dokumentationspligt.
  • Iværksættelse og vedligeholdelse af tekniske og organisatoriske
    sikkerhedsforanstaltninger.
  • Håndtering af forespørgsler og klager fra registrerede samt andre.
  • Håndtering af inspektioner og forespørgsler fra tilsynsmyndigheder.
  • Håndtering af tvister med registrerede og tredjeparter.

Kilder

Personoplysninger indsamles enten direkte fra dig, på vores videooptagelser (på vores lokationer) eller fra eksterne parter, herunder fra:

• DLG (herunder DLG’s kundeportal).
• Vilofoss’ hjemmeside i forbindelse med udfyldelse af formularer og cookies: https://www.vilofoss.com/.
• Kreditoplysningsbureauer i forbindelse med kreditvurderinger.
• Det Digitale Tinglysningssystem i forbindelse med håndtering af sikringsakter.
• Bisnode i forbindelse med markedsføring.

Retsgrundlaget for indsamling og behandling af personoplysningerne

Det juridiske grundlag for vores indsamling og behandling af dine personoplysninger er følgende:

• Den registrerede har givet et samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a.
• Behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse og indgåelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Behandlingen er for nødvendig for at forfølge legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f.
• CPR-nr. behandles i tilfælde, hvor videregivelse er et naturligt led i den normale drift af virksomheder m.v. af den pågældende art, og når videregivelse er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3.
• CPR-nr. behandles i tilfælde, hvor behandlingen er nødvendig for, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 4, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 1, litra f.
• Behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler den dataansvarlige, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig til brug for kundehåndtering, giver du os personoplysningerne for at kunne indgå en kontrakt med os. Du er nødsaget til at give disse personoplysninger til os. Konsekvenserne af ikke at give os personoplysningerne vil være, at vi ikke kan indgå i et kundeforhold, da oplysningerne er nødvendige for opfyldelse af kontrakten og i henhold til ovennævnte retsgrundlag.

Når vi indsamler personoplysninger direkte fra dig til brug for markedsføring, giver du os personoplysningerne frivilligt. Du er ikke forpligtet til at give disse personoplysninger til os. Konsekvenserne af ikke at give os personoplysningerne vil være, at vi ikke kan målrette vores markedsføring til det specifikke behov.

Det juridiske grundlag for videregivelse af personoplysninger

Personoplysninger vil blive videregivet og delt med følgende modtagere:

• Landbrugsstyrelsen, Fødevarestyrelsen, kreditoplysningsbureauer, Det Digitale Tinglysningssystem, banker, transportører / eksterne vognmænd, leverandører, møllerier, laboratorier, inkassobureauer, politiet, advokater, branche- og interesseorganisationer samt datter- og associerede selskaber i DLG-koncernen.

Formålet med og det juridiske grundlag for videregivelsen af personoplysningerne er følgende:

• Den registrerede har givet et samtykke, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra a.
• Videregivelsen er nødvendig af hensyn til opfyldelse og indgåelse af en kontrakt, som den registrerede er part i, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b.
• Videregivelsen er nødvendig for at forfølge legitime interesser, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 6, stk. 1, litra f.
• CPR-nr. videregives i tilfælde, hvor videregivelsen er et naturligt led i den normale drift af virksomheder m.v. af den pågældende art, og når videregivelsen er af afgørende betydning for at sikre en entydig identifikation af den registrerede, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 3.
• CPR-nr. videregives i tilfælde, hvor videregivelsen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, jf. databeskyttelsesloven § 11, stk. 2, nr. 4, jf. databeskyttelsesforordningen artikel 9, stk. 1, litra f.
• Videregivelsen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som
  påhviler den dataansvarlige, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c.

Samtykke som hjemmel til indsamling, behandling og videregivelse

Når behandlingen af personoplysninger er baseret på dit samtykke, har du ret til at tilbagekalde samtykket uden negative konsekvenser for dig. Dog påvirker det ikke behandlingen eller videregivelsen af personoplysninger forud for tilbagekaldelse af samtykket.

Overførsel af personoplysninger til databehandlere

Vi overfører dine personoplysninger til de af vores leverandører, som opbevarer og behandler personoplysningerne.

I nødvendigt omfang overfører vi desuden visse personoplysninger til databehandlere i forbindelse med markedsføring m.v.; herunder

• Diverse samarbejdspartnere i forbindelse med markedsføring (i overensstemmelse med markedsføringsloven).
• ·Øvrige leverandører, der udgør en del af vores virksomhedsaktiviteter, f.eks. leverandører der udfører kontrolfunktioner for Vilofoss.

Overførsel af personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS

Vi overfører visse almindelige personoplysninger til modtagere i lande uden for EU/EØS i tilfælde, hvor dette er nødvendigt til opfyldelse af formålene oplistet ovenfor. Dette sker kun, når vi har vurderet, at overførslen medfører en lav persondataretlig risiko. I disse tilfælde sørger vi for at sikre et passende overførselsgrundlag, herunder primært EU’s gældende standardaftaler for overførsel til databehandlere i tredjelande. Du kan til enhver tid henvende dig til os for at bede om en kopi af overførselsgrundlaget.

Opbevaringsperiode

Vi opbevarer dine personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at kunne opfylde de ovenfor anførte formål og for at kunne dokumentere vores retlige grundlag for behandlingen af personoplysningerne samt anden lovgivning (se ovenfor), herunder f.eks. forældelsesloven, bogføringsloven m.v., og så længe det er nødvendigt for at varetage eventuelle retskrav. Vi opbevarer normalt ikke personoplysningerne længere end 5 år efter endt aftaleforhold, medmindre der efter en konkret vurdering i henhold til forældelsesloven eller anden lovgivning er grundlag for længere tids opbevaring. Videooptagelser slettes senest efter 30 dage. Optagelser af telefonsamtaler til undervisningsbrug slettes efter 6 måneder.

Dine øvrige rettigheder

Indsigelse

Du har i forskellige tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af personoplysningerne, herunder ift. behandling af dine oplysninger til brug for markedsføring.

Du kan selvsagt også klage til en kompetent tilsynsmyndighed, herunder Datatilsynet.

Kontakt

Hvis du har spørgsmål vedrørende behandlingen af dine personoplysninger, eller hvilke rettigheder du kan gøre brug af, kan du kontakte os på persondata@dlg.dk. Du bedes ved henvendelsen venligst skrive, at du skriver som registreret hos Vilofoss A/S.

Senest revideret den 25.08.2023.